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在 Office 文件中添加或删除数字签名

在 Office 文件中添加或删除数字签名

本主题介绍数字签名(也称为数字标识)、它们的用途以及它们在 Microsoft Office 2010 的 Word、Excel 和 PowerPoint 中的用法。

 注释    不能在 Microsoft Excel Starter 2010 或 Microsoft Word Starter 2010 中创建或删除数字签名。

本文内容

Word 和 Excel 中的签名行

签名行看上去类似于打印文档中可能出现的典型签名占位符。但是,它的使用方式不同。向 Office 文件中插入签名行时,作者可以指定有关预期签名人的信息以及向签名人提供说明。将文件的电子副本发送给预期签名人后,此人会看到签名行和请求其签名的通知。签名人可以:

  键入签名,  

  选择签名的数字图像,或者  

  使用 Tablet PC 的墨迹功能手写签名。  

签名人向文档中添加签名的可见表示形式时,同时也会添加用于验证签名人身份的数字签名。

要点  经过数字签名的文档会变为只读以防止修改。

下图显示的是消息栏,提示您已签名的文档处于只读模式。

通过数字签名减少风险

通过在 Office 2010 文件中使用签名行,组织可以减少使用电子交易时所带来的风险,简化合同或其他协议的书面流程。数字签名提供了签名内容的确切记录,而且可以让人们在以后进行验证。

当签名人向文档中添加可见签名时,将在验证身份的同时添加数字签名。对文档进行数字签名后,文档会变为只读以防止修改。

在 Word 或 Excel 中创建签名行

1.   在文档或工作表中,将指针置于要创建签名行的位置。  

2.   “插入”选项卡上的“文本”组中,单击“签名行”列表,然后单击“Microsoft Office 签名行”  

3.   “签名设置”对话框中,键入将显示在签名行下面的信息:  

  建议的签名人   签名人的全名。  

  建议的签名人职务   签名人的职务(如果有)。  

  建议的签名人电子邮件地址   签名人的电子邮件地址(如果需要)。  

  签名人说明   为签名人添加说明。  

  允许签名人在“签署”对话框中添加注释   允许签名人键入签名目的。  

  在签名行中显示签署日期   签名日期将随签名一起显示。  

4.   单击“确定”  

下图显示的是“签名设置”对话框。

提示  若要添加其他签名行,请重复这些步骤。

 注释    如果文档仍未经过签名,则会出现“签名”消息栏。单击“查看签名”按钮,完成签名过程。或者,在该栏上单击链接以转到“Microsoft Backstage 视图”,了解有关本文档的权限、分发和版本的详细信息。

下图显示的是消息栏上的“查看签名”按钮。

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