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加密实践之Office文档数字签名

由于电子信息本身易于无痕迹地修改,计算机上存储的普通电子文件无法具备与纸质文件有等同法律效力。现在,基于密码技术的电子签名已经获得各国法律的认可。这使得快速传输的电子文档可以被可信的签署,显著提升组织和社会的协作效率,从而给企业带来可观的经济效益。

Office软件本身支持对Word、PPT、Excel等文档的数字签名,其操作方式很简单直接,可用版本可上溯到office2003。在office2007以后版本上的操作步骤是:

1.单击Office按钮,指向“准备”,单击“添加数字签名”。也可以通过打开“文件”菜单下的“信息”页面,在如下图,可以看见“添加数字签名”选项。





2.会弹出数字证书法律效力提示。中国有电子签名法,电子签名具备法律效力。这里,我们使用预先申请好的,由企业CA颁发数字证书。直接点击“确定”。



3.如果有可用的用户证书,会弹出如下所示的“签名”对话框,在此可以键入签署目的信息。下图中,我们使用了由hcca颁发给用户a的数字证书。



4.单击“签名”,完成文件的数字签名。创建签名过程中,会显示下图所示的信息框。



5.签署过的文件在Office窗口底部可以看见如下图红框中所示的含有有效数字签名图标,同时文件将变成只读。只有取消签名,才可以继续编辑修改文件。



如果通过外部编辑工具,如二进制编辑工具等修改了文件,文件要么因为格式损坏无法打开,要么无法通过签名验证而无法打开。

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